Elegir las herramientas tecnológicas adecuadas para un hotel o alojamiento turístico es una de las decisiones más importantes que puede tomar un establecimiento hoy en día. En la primera parte de este artículo, analizamos cuáles son los principales sistemas de gestión y venta para hoteles. En esta segunda parte, queremos profundizar en un aspecto clave: cómo escoger el mejor software para tu hotel o alojamiento turístico y qué criterios debes tener en cuenta para tomar una decisión acertada.

La oferta tecnológica del sector ha crecido de forma notable en los últimos años. PMS, channel manager, motores de reserva, RMS, CRM, sistemas de automatización… Cada herramienta de digitalización hotelera promete mejorar la gestión y las ventas, pero no todas son igual de útiles ni adecuadas para cada tipo de alojamiento. Elegir bien significa mejorar la eficiencia, aumentar la rentabilidad y ofrecer una mejor experiencia al huésped.

1. Antes de elegir software, define lo que realmente necesitas

Uno de los errores más frecuentes es no tener claro qué se necesita o cómo se va a utilizar la herramienta. A veces un hotel contrata un sistema muy potente, pero acaba utilizando una parte muy baja de todas sus funcionalidades. En esos casos se está pagando de más por algo que no aporta valor real.

También sucede lo contrario: alojamientos de alta calidad o con necesidades complejas que escogen sistemas muy básicos, únicamente por tener un precio más económico. Esto acaba limitando procesos importantes, genera frustración en el equipo y condiciona la experiencia del huésped.

La clave está en la adecuación

• Debe responder a las necesidades reales del negocio.

• Tiene que adaptarse al tipo de cliente al que quieres llegar

• Tienes que saber qué personas lo vais a usar a nivel interno y hasta qué punto van a ser capaces de utilizarlo y sacarle partido

En conclusión, el mejor software no es el más avanzado ni el más popular, sino aquel que tu establecimiento puede utilizar plenamente. Cuando la tecnología se adapta a tus necesidades y a la capacidad real de tu equipo, entonces sí se convierte en una verdadera ventaja competitiva.

 2. Todo en uno o herramientas especializadas: la gran decisión

Una de las primeras preguntas que debes plantearte es si prefieres trabajar con un sistema “todo en uno” (PMS, channel manager y motor de reservas en una misma empresa) o si te conviene más elegir herramientas independientes conectadas entre sí. Ambas opciones son válidas, pero funcionan de forma distinta.

Sistemas “todo en uno”

Este tipo de soluciones integran PMS, channel manager y motor de reservas en un solo entorno y bajo una misma empresa proveedora.

Ventajas

• Precio más competitivo al contratar un paquete completo.

• Un único interlocutor para soporte y formación.

• Menos riesgo de fallos de integración entre módulos.

Desventajas

• Ninguna empresa puede ser especialista en todo: siempre habrá un módulo más débil.

• Algunas limitan la conexión con herramientas externas como RMS, CRM o sistemas de inteligencia artificial.

Herramientas especializadas conectadas

En esta opción eliges cada herramienta de forma independiente, pero todas deben estar integradas correctamente.

Ventajas

• Mayor especialización y calidad en cada sistema (PMS, motor, channel…).

• Flexibilidad para cambiar una herramienta sin afectar al resto.

• Al no ofrecer diversas herramientas, suelen invertir más en conectarse con muchos más proveedores externos de otros softwares hoteleros.

Desventajas

• Suele ser una opción más costosa.

• Las integraciones, aunque cada vez más fiables, pueden generar incidencias puntuales al depender de la colaboración entre empresas proveedoras distintas.

3. Cómo escoger un buen PMS, un buen motor de reservas o un buen channel manager

A la hora de decidir qué PMS contratar, cómo elegir un motor de reservas o qué tener en cuenta para seleccionar un channel manager, conviene analizar los siguientes criterios:

• Facilidad de uso: la herramienta debe ser intuitiva y accesible para el equipo. Y adaptada al nivel tecnológico de los propietarios o del personal del alojamiento.

• Calidad del soporte: un software sin buen soporte técnico deja de ser funcional. Este es un tema crítico a día de hoy. Cada vez hay más software tecnológicos para hoteles que, para reducir coste en personal y poder ser más competitivos en precio, eliminan la atención telefónica y lo redirigen todo por chat y por email.

• Informes y analítica: es esencial que permita obtener datos útiles para la toma de decisiones. Una buen apartado de informes es importante para tener una estrategia profesional.

• Integraciones reales y estables: la conectividad con el resto de herramientas es clave. Cada vez existen más herramientas alternativas para hoteles, por lo que siempre va a ser bueno que sea una empresa abierta a conexiones por si en algún momento queréis integrar alguna.

• Escalabilidad y desarrollo: la solución debe poder crecer contigo y adaptarse al futuro del alojamiento. Es esencial que vuestro proveedor de tecnología hotelera esté en continua evolución y haciendo mejoras y actualizaciones en su interfaz.

• Relación calidad–precio: analiza si lo que pagas se ajusta al uso real que le darás. Para esto lo mejor es comparar y conocer el mercado. Haz varias demos (sin volverse loco), pide presupuestos, pregunta a otros propietarios…

Un cambio clave en la tecnología hotelera: del modelo de licencia al modelo SaaS

A la hora de analizar cómo escoger el mejor software para tu hotel o alojamiento turístico, es importante entender cómo ha evolucionado el sector en los últimos años. Hasta no hace mucho, la mayoría de PMS funcionaban mediante licencias tradicionales. Esto suponía una inversión inicial elevada —de miles de euros— además de un mantenimiento anual obligatorio para conservar actualizaciones y soporte. El resultado era claro: si el hotel dejaba de estar satisfecho con el sistema, cambiar de proveedor era difícil y costoso por la inversión inicial que había hecho. Seguro que mucho lo habéis vivido en vuestra propias carnes.

 Hoy el panorama ha cambiado por completo. La gran mayoría de PMS o motores de reservas funcionan en formato SaaS (Software as a Service). Este modelo se basa en una suscripción mensual o anual, con costes de implementación muy bajos y la posibilidad de cancelar cuando quieras. Esto introduce dos mejoras fundamentales:

• Los proveedores deben ofrecer un buen servicio de forma continua para no perder clientes.

• Los alojamientos tienen mucha más libertad para cambiar de PMS, motor de reservas o channel manager si encuentran una opción más adecuada.

Este cambio ha democratizado la tecnología hotelera, ha reducido barreras económicas y ha permitido que más alojamientos puedan acceder a herramientas actualizadas, flexibles y alineadas con sus necesidades reales. Además, facilita algo esencial cuando te planteas cómo escoger un buen PMS o cómo elegir el software adecuado para tu hotel: la decisión ya no implica un compromiso rígido ni un riesgo económico tan elevado como antes.

4. Herramientas adicionales que pueden marcar la diferencia

A menudo, además de los sistemas tecnológicos básicos que elegir para gestionar un hotel, conviene valorar herramientas que resuelvan necesidades concretas del alojamiento.

Veamos un ejemplo: si tu hotel recibe muchas llamadas y no puedes atenderlas por volumen o falta de personal, un sistema de «recepcionista virtual» o un asistente de IA por voz para responder al teléfono, sería una solución eficaz. Por lo tanto, que, sobre todo tu PMS, tenga una amplia gama de integraciones con otras empresas que ofrezcan tecnología turística para diferentes fines, te va a facilitar poder implementar este tipo de herramientas tecnológicas para alojamientos.

Por otro lado, los sistemas de revenue management automático (RMS) se están convirtiendo en una pieza clave para la mayoría de alojamientos. Analizan precios de la competencia, estudian la demanda y ajustan tarifas en tiempo real. Toman decisiones muchos más precisas que una persona, ya que procesan miles de datos simultáneamente. Lo ideal para sacarles el máximo partido es que las configure, revise y gestione un profesional dedicado al revenue management para hoteles. Una vez más, para que funcionen bien, deben integrarse correctamente con tu PMS y tu channel manager.

Hay muchas más para fines muy diferentes (hacer el check in online, incentivar la venta directa, aumentar el consumo de los huéspedes en el alojamiento…). Pero todos tienen estos en común, si están fuera del ecosistema tecnológico del hotel, vas a tener problemas y será difícil que puedas sacarle el máximo partido.

Si volvemos al tema de los «todo en uno», la mayoría tienen módulos opcionales que cubren la gran mayoría de herramientas alternativas que un hotel puede querer implementar. Dependiendo de qué tipo de alojamiento seas y qué necesidades tengas, puede ser más que suficiente (y además una alternativo muy cómoda y económica) o puede que, al ser obviamente herramientas mucho más básicas que la de un proveedor especialista, se te queden cortas.

5. Cómo escoger el mejor software para tu hotel: un método práctico

Para elegir correctamente, recomendamos seguir este proceso:

1. Identifica tus necesidades reales operativas y comerciales.
2. Define el cliente objetivo y el tipo de experiencia que quieres ofrecer
3. Establece un presupuesto coherente con tus expectativas
4. Valora si necesitas un todo en uno o herramientas especializadas.
5. Comprueba siempre la calidad de las integraciones disponibles, si crees que las vas a poder necesitar.
6. Solicita demos comparativas y realiza preguntas concretas sobre tu caso.
7. Evalúa el retorno esperado, no solo el coste.
8. Piensa en tu evolución futura: ¿la herramienta podrá acompañarte?
9. Considera seriamente contar con asesoramiento tecnológico si no eres experto

Aquí quiero pararme en el punto 6. Hemos visto muchas veces como se toman decisiones precipitadas porque una empresa tecnológica es famosa porque tiene muy buen marketing o porque la usa el hotel de al lado y dice que va bien. Y también hemos visto como hoteleros se enredan haciendo demasiadas demos con multitud de empresas y terminan saturados y con una «parálisis por análisis» que les impiden tomar una decisión ante tal aluvión de oferta tecnológica.

Ni una cosa ni la otra, la virtud está en el término medio. Los comerciales de estas empresas tecnológicas para hoteles quieren vender, porque es su trabajo. Por eso, siempre va a ser bueno tener claro desde un principio lo que necesitas e ir directos al grano, haciendo las preguntas adecuadas basadas en lo que buscas. Por supuesto, dejándote asesorar por los expertos, pero teniendo claro lo que necesitas.

6. Elegir proveedor: la parte más compleja

Elegir cualquier software para hoteles sin experiencia puede resultar complicado. Sobre todo en gestión de pequeños hoteles independientes donde hay que saber de todo. Aquí es donde contar con una empresa especializada en asesoramiento tecnológico hotelero puede marcar una diferencia decisiva.

Un socio estratégico experimentado puede ayudarte a:

• Evaluar tus necesidades reales.

• Comparar opciones con objetividad.

• Seleccionar las herramientas que mejor se adaptan a tu alojamiento y a tu presupuesto.

• Supervisar la implantación y configuración.

• Asegurar que todas las integraciones funcionan correctamente.

En SocialTur ayudamos a hoteles independientes y pequeños alojamientos a tomar decisiones tecnológicas sólidas y alineadas con su forma de gestionar y su estrategia comercial. Nuestra experiencia nos permite identificar qué herramienta encaja mejor en cada tipo de establecimiento y acompañarlo durante todo el proceso. Nuestra forma de trabajar no es solo ayudar a elegir, entendemos que la parte más importante es implementarlas de la manera correcto, por eso también nos involucramos en este proceso y nos aseguramos de que los alojamientos con los que trabajamos, sepan que han escogido lo que más les conviene para mejorar su productividad, sus ventas y sus procesos.

Un ecosistema tecnológico fiable no solo puede ayudarte a mejorar tus ingresos, sino también a mejorar tu calidad de vida y la calidad del servicio que ofreces. Con esa visión debe elegirse la tecnología: para que simplifique tu trabajo y realmente te facilite el día a día.

En conclusión

Elegir el software adecuado para un hotel no consiste en contratar la solución más avanzada ni la más económica, sino aquella que se adapta mejor a las necesidades reales del alojamiento y al tipo de cliente al que se dirige. Una elección tecnológica acertada mejora la eficiencia operativa, impulsa la venta directa y contribuye a ofrecer una experiencia más fluida y profesional.

Sabemos que no es una decisión sencilla y que puede generar algún dolor de cabeza, pero con las ideas claras seguro que tomar la decisión correcta no se tiene por qué convertir en una pesadilla.

Si estás valorando un cambio de herramientas o quieres asegurarte de que trabajas con la tecnología más adecuada para tu alojamiento turístico, en SocialTur podemos ayudarte a analizar opciones y tomar la mejor decisión.